Choć zasłużeni badacze folkloru, regionaliści, etnografowie najczęściej współpracowali z muzeami, domami i ośrodkami kultury itp., nie zawsze ich spuścizna dokumentacyjna w całości pozostaje w dyspozycji tych instytucji. Tak jest np. w przypadku nagrań dokonanych na kasetach magnetofonowych przez znanego badacza regionu łowickiego – Henryka Świątkowskiego (1909-1999). Kolekcja ponad 20 kaset została przekazana Zbiorom Fonograficznym Instytutu Sztuki PAN. Obecnie jest planowana digitalizacja tych nagrań i opublikowanie materiałów dokumentalnych. Niestety, bliżej nieznany jest los nagrań realizowanych przez innego badacza i dokumentalistę łowickich tradycji muzycznych – Mariana Moskwę.
Kolekcję nagrań dokumentującą folklor Suwalszczyzny stworzyła znana lipska twórczyni ludowa, specjalizująca się w plastyce obrzędowej, Krystyna Cieśluk – emerytowany pracownik Miejsko-Gminnego Ośrodka Kultury w Lipsku. Przez wiele lat dokumentowała ona folklor muzyczny i taneczny obszaru gminy Lipsk i gmin sąsiednich. Kolekcją, na którą składają się taśmy magnetyczne szpulowe (ok. 50 godz. nagrań), kasety magnetofonowe (ok. 200 sztuk) i kasety video VHS (ok. 46 godz. nagrań), zaopiekował się MGOK w Lipsku – obecnie trwają prace nad projektem digitalizacji zbioru. Nagrania audio, realizowane od lat ’70. ubiegłego wieku, oprócz lokalnych pieśni i muzyki, dokumentują też wywiady etnograficzne, zwłaszcza o miejscowych obrzędach i zwyczajach. Najstarsze nagrania filmowe to 15 taśm celuloidowych o szerokości 8 i 16 mm. z lat ’70. XX w., na których nagrano m.in. widowiska obrzędowe, wesele lipskie odtworzone z inicjatywy Krystyny Cieśluk przez miejscowy zespół folklorystyczny w 1974 r. na podstawie opisów przekazanych przez najstarszych mieszkańców Lipska (materiały te znajdują się obecnie w zasobach Towarzystwa Przyjaciół Lipska). Nagrania video powstały w latach 1980-1995 i przedstawiają sylwetki i prace lipskich twórców ludowych. Materiały te wykorzystywano wielokrotnie jak źródło informacji dla np. prac magisterskich podejmujących temat lokalnych tradycji. Nagrania te są także cennym źródłem materiału dla Zespołu Regionalnego Lipsk, kultywującego autentyczny repertuar wykonywany w gwarach pogranicza polsko-czarnoruskiego.
Sporą kolekcję nagrań (częściowo tematycznie pokrywającą się z zasobem Stowarzyszenia Dom Tańca) stworzył Remigiusz Mazur-Hanaj – współtwórca i wieloletni prezes Stowarzyszenia. Jest on autorem dokumentów znanych z serii płytowej In Crudo. Nagrania tworzone od 1993 r. obejmują głównie teren Mazowsza (Puszcza Biała i Zielona, Radomskie, okolice Wołomina, Powiśle Meciejowickie, Łowickie), Lubelszczyznę a także częściowo Suwalszczyznę, Łęczyckie, Kieleckie, Podkarpacie. To ok. 200 godzin nagrań na DAT i DCC, dotąd niezdigitalizowane. Tworzona od 2009 r. przez Stefana Żuchowskiego dokumentacja zabaw, festynów, przeglądów folklorystycznych, festiwali, Taborów Domu Tańca, warsztatów stanowi obecnie kolekcję – prywatne archiwum nagrań filmowych Starzy i nowi muzykanci. Rejestracje dokonywane na kasetach mini DV skupiają się na temacie ruchu revival i zjawisku współczesnej transmisji tradycji. Autor nagrań, artysta malarz utrwalił do chwili obecnej ok. 200 godzin materiału, z czego połowa została zabezpieczona na dyskach a całość w sposób ogólny opisana i skatalogowana. Archiwum powstaje z myślą o przygotowywaniu filmów poświęconych interesującym autora zjawiskom. Wiele dotychczas zrealizowanych dokumentów udostępniono w Internecie na kanale YouTube.
Aktualnie, w wyniku powszechnej dostępności i popularności urządzeń rejestrujących dźwięk i obraz (od aparatów telefonicznych począwszy) niemal każdy muzyk ludowy czy miłośnik śpiewu, muzyki i tańca ludowego prowadzi mniej lub bardziej zaawansowaną dokumentację. Osoby kultywujące czy rekonstruujące tradycyjny śpiew czy muzykę niejednokrotnie nagrywają swych mistrzów in crudo lub podczas spotkań warsztatowych. Obfity w ostatnich latach „wysyp” cennych wydawnictw fonograficznych a także produkcji filmowych dokumentujących wciąż żywą tradycję niemal za każdym razem wiąże się z wytworzeniem znacznej ilości materiału archiwalnego. Nagrania filmowe Witolda Brody z m.in. Rzeszowszczyzny, Mazowsza, Warmii, dokonane w 2009 r. oprócz muzyki instrumentalnej dokumentują również ludowe nabożeństwa majowe, śpiewy przy zmarłym. Dokumentacja, dzięki współpracy autora z Instytutem Sztuki PAN została udostępniona on-line na portalu DISMARC/Europeana. Pisząc o filmie należy wspomnieć o działalności dokumentacyjnej Jagny Knittel i projektach poszukiwania pieśni na Ukrainie. Obfitą dokumentację m.in. powiatów augustowskiego, sokólskiego a także Grodzieńszczyzny w ponad 50 miejscowościach u ponad 100 śpiewaków (ok. 40 godz. nagrań) stworzył Marcin Lićwinko. Do śpiewaków i muzyków m.in. na Podlasiu, Suwalszczyźnie i Polesiu (zwłaszcza ukraińskim) z mikrofonem dociera od 2008 r. Julita Charytoniuk. Tych dwoje młodych śpiewaków-dokumentalistów współpracuje od niedawna w zakresie dokumentacji terenowej ze Zbiorami Fonograficznymi ISPAN. Na Mazowszu projekty związane z dokumentacją dźwiękową pieśni i muzyki tradycyjnej – także we współpracy z Instytutem Sztuki – prowadzą m.in. Karolina Podrucka czy Mateusz Niwiński. Interesujące nagrania dokumentalne z Mazowsza, z okolic Ciechanowa, Przasnysza, Pułtuska, Makowa Maz. i z Puszczy Zielonej zgromadził skrzypek Bartosz Niedźwiecki. Indywidualne archiwa „domowe”, złożone często tylko z kilku sztuk – za to przeważnie cennych – nagrań znajdują się często u muzykantów – pasjonatów w zasadzie na terenie całej Polski. Sporo nagrań znajduje się w prywatnych kolekcjach muzyków m.in. z Podhala i Małopolski u Bartłomieja Koszarka, Krzysztofa Trebuni-Tutki, Jana Karpiela Bułecki, Tomasza Skupnia (syna), Piotra Majerczyka, a także potomków muzykanckich rodów, np. Edwarda Styrczuli-Maśniaka. Niebawem na płycie „Gajdosze” usłyszymy pozyskane przez Macieja Szymonowicza nagrania z prywatnych zbiorów muzykanta i budowniczego instrumentów ludowych Józefa Maślanki. To dokument, na którym utrwalono muzykowanie rodziny Maślanków z Hali Boraczej w Żabnicy (Beskid Żywiecki). Dokumenty z Kielecczyzny gromadzi i publikuje w Internecie harmonista Adam Kocerba. Cenne nagrania Stanisława Klejnasa zgromadził harmonista i bębnista Jan Szczechowicz. Nagrania gromadzi również Józef Murawski – kierownik zespołu Pogranicze z Szypliszk. Zbiór cennych nagrań zebrała śpiewaczka łowicka Bogusława Świderek (ur. w 1947 r. w Drzewcach, gm. Lipce Reymontowskie), która utrwaliła na taśmach magnetofonowych wiele pieśni łowickich w wykonaniu najstarszych śpiewaczek lipeckich (Ireny Kostrzewy, Bronisławy Dziuda, Aleksandry Dziuda, Heleny Majcher, Honoraty Chmurskiej, Władysławy Kroc, Ewy Stefaniak). Celem rejestracji było pozyskanie repertuaru dla siebie oraz dla zespołu lipeckiego, którego członkinią jest autorka nagrań (Jackowski 2007: 105). Jej nagrania zostały zdigitalizowane i zarchiwizowane w Zbiorach Fonograficznych Instytutu Sztuki PAN. Do Instytutu Sztuki PAN napływa coraz więcej tego typu nagrań z kolekcji prywatnych powiększając tym samym zasób zbioru centralnego1.